- Rekisterin pitäjä
SKIPA Kiinteistöpalvelut Oy, 0194068-6
puh: 09 859 881
www.skipa.fi - Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Henkilöstöön liittyen:
Shabila Rautiainen, toimitusjohtaja
shabila.rautiainen@skipa.fi
Palveluita ostaviin tahoihin liittyen:
Shabila Rautiainen, toimitusjohtaja
shabila.rautiainen@skipa.fi - Rekisterin nimi
Työntekijärekisteri
Asiakas- /kohderekisteri
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Työntekijärekisteri: Työsuhteeseen liittyvät asiat
Asiakas- /kohderekisteri: Palvelusopimusten edellyttämät velvoitteet
- Rekisterin tietosisältö
Työntekijärekisteri:
Rekisteröidyt ovat rekisterinpitäjään joko määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa
työsuhteessa olevia henkilöitä.
Henkilöistä kerätään ja tallennetaan seuraavia työsuhteen hoitoon liittyviä tietoja: nimi,
henkilötunnus, osoite, pankkiyhteys- ja ennakonpidätystiedot palkan maksua varten.
Lisäksi työsuhteen alussa kirjataan peruskoulutustiedot sekä työsuhteen aikana ammatillista
lisäkoulutusta koskevat tiedot.
Asiakas-/kohderekisteri:
Kyseisessä rekisterissä olevat ovat palvelusopimussuhteessa olevia yksittäisiä asuntoosakeyhtiöitä, kiinteistöosakeyhtiöitä ja liikekiinteistöjä.
Em. palveluiden ostajista kerätään ja tallennetaan palvelusopimuksen velvoitteiden hoitoon
tarvittavat perustiedot: nimi, osoite, y-tunnus sekä laskutusosoite- ja pankkiyhteystiedot.
Lisäksi tallennetaan asiakasyhtiön asioita hoitavan tahon yhteystiedot, isännöintiyhteisö ja
isännöitsijä.
Palvelusopimuksen sisällöstä riippuen kerätään ja tallennetaan myös sopimuskohteessa
osakkaina/asukkaina olevien henkilöiden tiedot, mikäli sopimusvelvoitteiden täyttäminen
sitä vaatii / edellyttää. Kerättäviä ja tallennettavia tietoja ovat nimi, hetu, osoite ja lisäksi
myös henkilön ilmoittamat muut yhteystiedot, esim. puh.nro ja sähköpostiosoite. - Säännönmukaiset tietolähteet
Työsuhdeasioiden hoitoon tarvittavat/rekisteröitävät tiedot saadaan pääsääntöisesti
työntekijältä itseltään. Lisäksi rekisteröidään viranomaisilta mahdolliset saatavat esim.
palkanmaksua koskevat maksukiellot tms.
Asiakas- /kohderekisterin tiedot saadaan palvelunostajalta. Kohteen henkilötietoja
(osakas/asukas) koskevat tiedot saadaan sopimussuhteen alkaessa pääsääntöisesti
palvelunostajalta tai hänen edustajaltaan. Tiedot voidaan saada myös suoraan henkilöltä
itseltään, tai kohteen asukastiedot voidaan hankkia myös viranomaisrekisteristä.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Työsuhteessa olevien henkilöiden tietoja luovutetaan ainoastaan lain edellyttämille
viranomaistahoille.
Asiakas- /kohdereksiterissä olevien henkilöiden tiedot
Osakeluetteloon merkityt ja isännöitsijäntodistuksella annettavat tiedot luovutetaan asuntoosakeyhtiölain nojalla tietoihin oikeutetuille tahoille. Osakeluettelon julkisuudesta ja
tiedonsaantioikeuksista on säädetty tarkemmin asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27§:ssä.
Henkilötunnusta ja muita kuin asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27§:ssä (isännöitsijätodistus)
tarkoitettuja tietoja ei ilmoiteta tai luovuteta tulosteena tai muussa muodossa
isännöitsijätodistuksen tai osakeluettelon antamisen yhteydessä. Tietoja voidaan luovuttaa
yhtiö osakkeenomistajalle tai viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti,
mikäli joku osoittaa oikeutensa sitä vaativan. Lisäksi tietoja luovutetaan kolmansille
osapuolille henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta palveleviin tarkoituksiin, kuten taloyhtiön
ja isännöintiyrityksen sopimuskumppaneille, silloin kun se on tarpeen osapuolten välisten
sopimusvelvoitteiden tai oikeuksien täyttämiseksi. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU-alueen
ulkopuolelle. - Rekisterin suojauksen periaatteet
Työsuhteeseen liittyvien asioiden ATK-rekisteriin on pääsy ainoastaan työsuhdeasioita
hoitavilla henkilöillä. Kyseessä olevilla henkilöillä on käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot
on suojattu teknisesti palomuurilla ja muiden teknisten keinojen avulla.
Paperilla olevat tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin vain rekisterinpitäjän nimeämillä
työntekijöillä on pääsy.
Asiakastietojen ATK-rekisteriin on käyttöoikeus ainoastaan niillä rekisterinpitäjän
palveluksessa olevilla ja muilla määrätyillä henkilöillä tai määrättyjen yritysten henkilöillä,
jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään tai rekisterin ylläpitotehtävissä. Kyseessä olevilla
henkilöillä tai yrityksillä on käyttäjätunnukset ja salasanat. Työtilat, joissa sovelluksia
käyttävien työasemat ovat, ovat lukittuja ja valvottuja. Tiedot on suojattu teknisesti
palomuurilla ja muiden teknisten keinojen avulla. Paperilla olevat tiedot säilytetään
valvotussa tilassa.
Henkilöt, jotka käsittelevät tietoja, ovat henkilötietolain 33 §:n mukaan vaitiolovelvollisia.
Henkilötietoja sisältävät asiapaperit, joita ei enää tarvita, tiedot on tallennettu ATK-järjestelmään ja ne laitetaan lukolliseen turvasäilöön. Näiden säilöjen tyhjennys hoidetaan asiapapereiden tuhoamiseen erikoistuneen toimijan kautta. Samoin arkistoidut asiapaperit,
joiden arkistointiaika on umpeutunut tai joita ei lain mukaan tarvitse säilyttää, lähetetään
tuhottaviksi. - Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä oin oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterinpitäjän rekisterissä olevat
tiedot. Kun rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti
allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen SKIPA Kiinteistöpalvelut Oy,
Nimismiehenpelto 4 B, 02770 Espoo. Tarkastuspyynnössä rekisteröidyn tulee ilmoittaa nimensä,
henkilötunnuksensa, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Tarkastuksen voi suorittaa myös
käymällä edellä mainitussa osoitteessa henkilökohtaiseksi henkilöllisyyden todistava
asiakirja mukanaan. - Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää henkilötietolain 29§:n
mukaisesti virheen korjaamista koskevan pyynnön. Virheen oikaisemista koskeva pyyntö
tulee tehdä kirjallisesti ja se tulee toimittaa rekisterinpitäjälle osoitteella SKIPA
Kiinteistöpalvelut Oy, Nimismiehenpelto 4 B, 02770 Espoo. Oikaisupyynnön voi käydä
tekemässä myös henkilökohtaisesti em. osoitteessa, kunhan osoittaa henkilöllisyytensä sen
todentavalla mukana olevalla asiakirjalla.