Tietosuojaseloste

0194068-6

1. Rekisterin pitäjä
   SKIPA Kiinteistöpalvelut Oy, 0194068-6
   puh: 09  859 881
   www.skipa.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   Henkilöstöön liittyen:
   Shabila Rautiainen, toimitusjohtaja
   shabila.rautiainen@skipa.fi
   
   Palveluita ostaviin tahoihin liittyen:
   Shabila Rautiainen, toimitusjohtaja
   shabila.rautiainen@skipa.fi
3. Rekisterin nimi
   Työntekijärekisteri
   Asiakas- /kohderekisteri
   
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
   Työntekijärekisteri: Työsuhteeseen liittyvät asiat                                                                                                                                                                                       Asiakas- /kohderekisteri: Palvelusopimusten edellyttämät velvoitteet
   
5. Rekisterin tietosisältö
   Työntekijärekisteri:
   Rekisteröidyt ovat rekisterinpitäjään joko määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa
   työsuhteessa olevia henkilöitä.
   Henkilöistä kerätään ja tallennetaan seuraavia työsuhteen hoitoon liittyviä tietoja: nimi,
   henkilötunnus, osoite, pankkiyhteys- ja ennakonpidätystiedot palkan maksua varten.
   Lisäksi työsuhteen alussa kirjataan peruskoulutustiedot sekä työsuhteen aikana ammatillista
   lisäkoulutusta koskevat tiedot.
   Asiakas-/kohderekisteri:
   Kyseisessä rekisterissä olevat ovat palvelusopimussuhteessa olevia yksittäisiä asuntoosakeyhtiöitä, kiinteistöosakeyhtiöitä ja liikekiinteistöjä.
   Em. palveluiden ostajista kerätään ja tallennetaan palvelusopimuksen velvoitteiden hoitoon
   tarvittavat perustiedot: nimi, osoite, y-tunnus sekä laskutusosoite- ja pankkiyhteystiedot.
   Lisäksi tallennetaan asiakasyhtiön asioita hoitavan tahon yhteystiedot, isännöintiyhteisö ja
   isännöitsijä.
   Palvelusopimuksen sisällöstä riippuen kerätään ja tallennetaan myös sopimuskohteessa
   osakkaina/asukkaina olevien henkilöiden tiedot, mikäli sopimusvelvoitteiden täyttäminen
   sitä vaatii / edellyttää. Kerättäviä ja tallennettavia tietoja ovat nimi, hetu, osoite ja lisäksi
   myös henkilön ilmoittamat muut yhteystiedot, esim. puh.nro ja sähköpostiosoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Työsuhdeasioiden hoitoon tarvittavat/rekisteröitävät tiedot saadaan pääsääntöisesti
   työntekijältä itseltään. Lisäksi rekisteröidään viranomaisilta mahdolliset saatavat esim.
   palkanmaksua koskevat maksukiellot tms.
   Asiakas- /kohderekisterin tiedot saadaan palvelunostajalta. Kohteen henkilötietoja
   (osakas/asukas) koskevat tiedot saadaan sopimussuhteen alkaessa pääsääntöisesti
   palvelunostajalta tai hänen edustajaltaan. Tiedot voidaan saada myös suoraan henkilöltä
   itseltään, tai kohteen asukastiedot voidaan hankkia myös viranomaisrekisteristä.
   
   
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
   Työsuhteessa olevien henkilöiden tietoja luovutetaan ainoastaan lain edellyttämille
   viranomaistahoille.
   Asiakas- /kohdereksiterissä olevien henkilöiden tiedot
   Osakeluetteloon merkityt ja isännöitsijäntodistuksella annettavat tiedot luovutetaan asuntoosakeyhtiölain nojalla tietoihin oikeutetuille tahoille. Osakeluettelon julkisuudesta ja
   tiedonsaantioikeuksista on säädetty tarkemmin asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27§:ssä.
   Henkilötunnusta ja muita kuin asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27§:ssä (isännöitsijätodistus)
   tarkoitettuja tietoja ei ilmoiteta tai luovuteta tulosteena tai muussa muodossa
   isännöitsijätodistuksen tai osakeluettelon antamisen yhteydessä. Tietoja voidaan luovuttaa
   yhtiö osakkeenomistajalle tai viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti,
   mikäli joku osoittaa oikeutensa sitä vaativan. Lisäksi tietoja luovutetaan kolmansille
   osapuolille henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta palveleviin tarkoituksiin, kuten taloyhtiön
   ja isännöintiyrityksen sopimuskumppaneille, silloin kun se on tarpeen osapuolten välisten
   sopimusvelvoitteiden tai oikeuksien täyttämiseksi. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU-alueen
   ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
   Työsuhteeseen liittyvien asioiden ATK-rekisteriin on pääsy ainoastaan työsuhdeasioita
   hoitavilla henkilöillä. Kyseessä olevilla henkilöillä on käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot
   on suojattu teknisesti palomuurilla ja muiden teknisten keinojen avulla. 
   Paperilla olevat tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin vain rekisterinpitäjän nimeämillä
   työntekijöillä on pääsy.
   Asiakastietojen ATK-rekisteriin on käyttöoikeus ainoastaan niillä rekisterinpitäjän
   palveluksessa olevilla ja muilla määrätyillä henkilöillä tai määrättyjen yritysten henkilöillä,
   jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään tai rekisterin ylläpitotehtävissä. Kyseessä olevilla
   henkilöillä tai yrityksillä on käyttäjätunnukset ja salasanat. Työtilat, joissa sovelluksia
   käyttävien työasemat ovat, ovat lukittuja ja valvottuja. Tiedot on suojattu teknisesti
   palomuurilla ja muiden teknisten keinojen avulla. Paperilla olevat tiedot säilytetään
   valvotussa tilassa.
   Henkilöt, jotka käsittelevät tietoja, ovat henkilötietolain 33 §:n mukaan vaitiolovelvollisia.
   Henkilötietoja sisältävät asiapaperit, joita ei enää tarvita, tiedot on tallennettu ATK-järjestelmään                                                                               ja ne laitetaan lukolliseen turvasäilöön. Näiden säilöjen tyhjennys hoidetaan asiapapereiden                                                                tuhoamiseen erikoistuneen toimijan kautta. Samoin arkistoidut asiapaperit,
   joiden arkistointiaika on umpeutunut tai joita ei lain mukaan tarvitse säilyttää, lähetetään
   tuhottaviksi.
9. Tarkastusoikeus
   Rekisteröidyllä oin oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterinpitäjän rekisterissä olevat
   tiedot. Kun rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti
   allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen SKIPA Kiinteistöpalvelut Oy,
   Nimismiehenpelto 4 B, 02770 Espoo. Tarkastuspyynnössä rekisteröidyn tulee ilmoittaa nimensä,
   henkilötunnuksensa, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Tarkastuksen voi suorittaa myös
   käymällä edellä mainitussa osoitteessa henkilökohtaiseksi henkilöllisyyden todistava
   asiakirja mukanaan.
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
    Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää henkilötietolain 29§:n
    mukaisesti virheen korjaamista koskevan pyynnön. Virheen oikaisemista koskeva pyyntö
    tulee tehdä kirjallisesti ja se tulee toimittaa rekisterinpitäjälle osoitteella SKIPA
    Kiinteistöpalvelut Oy, Nimismiehenpelto 4 B, 02770 Espoo. Oikaisupyynnön voi käydä
    tekemässä myös henkilökohtaisesti em. osoitteessa, kunhan osoittaa henkilöllisyytensä sen
    todentavalla mukana olevalla asiakirjalla.